一、建立基本信息
亞拓管理軟件的基本信息主要包括客戶信息、供應商信息、商品信息、員工信息等，建立基本信息非常關鍵，后續(xù)所有業(yè)務都是要關聯(lián)基本信息的，亞拓軟件的進銷存軟件中客戶信息、供應商信息、商品信息都是采用樹形分類，所以，分類的合理與否就涉及到后面需要的報表能否出得來。
另外，基本信息建立必須遵循五個原則：
1、統(tǒng)一的編號規(guī)則；
2、統(tǒng)一的命名規(guī)則；
3、產(chǎn)品名稱、客戶名稱必須完整唯一。
4、專人負責在統(tǒng)一編號、命名規(guī)則下建立完整的產(chǎn)品名稱、客戶名稱。
5、產(chǎn)品名稱必須是細化到最小的單元格。
舉例說明：
①商品名稱建議直接命名
例如：聯(lián)想ThinkpadT410。公式=品牌+產(chǎn)品+具體型號。這樣的命名方式可以避免產(chǎn)品名稱重復、不唯一，帶來庫存管理的混亂。
②客戶公司命名就堅持全名
例如：鄭州亞拓軟件科技有限公司，就必須命名為全名。避免鄭州亞拓，亞拓軟件、亞拓公司、亞拓科技、丫頭軟件科技等簡稱。否則，你的應收款管理很混亂，你會發(fā)現(xiàn)， 鄭州亞拓賬上掛著一筆應收，亞拓科技賬上也有應收，你怎么管得清楚到底總的有多少應收呢。
③期初公司的銀行賬戶和老板、法人的私人賬戶必須分開
否則，老板要用錢直接就從公司賬戶里面支取，客戶什么時候打款過來也不清楚。現(xiàn)金銀行肯定很混亂。雖然說公司的錢也是老板的錢，從規(guī)范的財務角度講，就算老板要用公司里面的錢，也得有憑證才從財務處支取，這樣，出納的現(xiàn)金、銀行日記賬才會清晰明了。
二、錄入期初數(shù)據(jù)
比如期初庫存商品、期初應收、期初現(xiàn)金銀行等。
①錄入期初是手工帳和電腦賬銜接的過程，只有把期初的數(shù)據(jù)盡可能的盤點清楚，后面公司管理越容易理順。如果期初不準，后期的數(shù)據(jù)分析、報表查詢就沒有多大作用和意義了，因為期初數(shù)據(jù)不準，過程管理得再好，最后的數(shù)據(jù)也不準。
②必須在業(yè)務過程中逐步去調整數(shù)據(jù)，把軟件的賬面庫存和倉庫的實物庫存盤點核對清楚。通過期初庫存調整或庫存管理的報損、報溢來調整庫存。再把往來核對清楚、管理好應收應付、現(xiàn)金銀行等。
三、日常業(yè)務的處理
日常業(yè)務處理注意幾點就可以：
1、管庫存的，一般不開進貨類、出貨類單據(jù)，管理庫存的人，只需要管好庫存商品數(shù)量，不能自己去做單子。
倉庫只需確保庫存商品不被偷、被盜、水淹，確保實物入庫數(shù)量、型號和入庫單數(shù)量、型號一致，確保出庫數(shù)量、型號和出庫單一致。發(fā)貨、配貨必須見單照單執(zhí)行，準確無誤的發(fā)貨、配貨。
2、進貨和銷售必須分開，專人負責。
建議一人開采購單，一人審核、一人過賬；人手不夠的情況也可以一人開單，另外一人審核兼顧過賬。至少保障進貨有人負責、銷售有人負責、倉庫有人負責。各司其責，在自己崗位權限范圍內工作。分工合作。
3、管理往來的，負責把每一筆款項找到對應的出入庫單據(jù)，及時準確的勾兌，管理好客戶的信用額度、信用周期，統(tǒng)計出超期應收，簡單的做一些賬齡分析，資金周轉率等分析。
4、所有采購類、銷售類、庫存類、費用類、收入支出類單據(jù)快速及時準確的錄入系統(tǒng)并審核過賬，當日事，當日畢。杜絕業(yè)務有單不錄，有單不審，有審核過的單子不及時過賬、錄單不準確、錄單不及時，只有這些情況杜絕了，才能確保數(shù)據(jù)準確，報表無誤，數(shù)據(jù)報表分析可以幫助企業(yè)制定更細更好的營銷政策、銷售方法、內控體系等。
5、費用的明細科目盡量建立完善，方便后期的財務費用核算，更好的做財務預算，節(jié)省開支，把每一筆費用花在最有價值的地方。一般可以核算到部門、職員、單位。
多種的角色和分工讓企業(yè)日常的工作能夠快速地落實到個人上，每人都可以方便地完成自己的工作，減少互相之間的牽連和等待，從而大大提高了企業(yè)內部的運作效率
·盡量讓銷售人員、采購人員、財務人員、倉管人員等多種角色都參與到軟件的管理中來；
·銷售人員只負責貨品銷售方面的工作；
·采購人員只負責貨品采購的工作；
·財務人員專門記錄財務收支和進行帳戶管理；
·倉管人員專門進行貨品管理；
四、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析
進銷存軟件除了錄入簡單的基礎數(shù)據(jù)以及日常幾張常用單據(jù)以外，別的什么都不用做，放心等待報表結果，可以確保報表數(shù)據(jù)及時準確的呈現(xiàn)給需要數(shù)據(jù)分析的領導。為企業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，提供參考建議。這就是進銷存軟件具有的使用效果，用戶無須操心里面復雜的統(tǒng)計公式，無須再拿著計算器或者算盤加加減減，只要通過單據(jù)形式把該錄入到軟件里的數(shù)據(jù)都正常錄入后，軟件就會自動進行運算，快速地給用戶展現(xiàn)一目了然的多維度、多角度的業(yè)務報表和財務報表。
綜上，軟件運用的好壞，20%取決于軟件版本、功能、品牌是否選對，30%取決于軟件服務商的服務能力以及提供的服務質量，剩下的50%就取決于客戶公司的管理制度、業(yè)務流程、崗位是否清晰、權責分工明細、老板的重視程度、員工質量以及員工對軟件的配合度和公司是否有一整套的信息化運用標準、方案。軟件品牌選好了，軟件服務商選擇好了，剩下來的就是配合公司管理制度、業(yè)務流程、全體員工配合、各自在自己的操作權限范圍內做好自己分內的事、持之以恒的做下去。隨著公司管理制度、業(yè)務流程的變化及時調整、完善信息化的方案。
只有這樣，軟件才會充分發(fā)揮它應有的價值。軟件本身就是一個工具，就像一把斧頭一樣，有人用來砍樹，有人用來砍草。一把絕世好劍在普通人手里也沒有多少威力。在武林高手手上，花草樹葉都是絕好的暗器。武器隨手可得，信手拈來都是厲害的武器。所以，軟件本身無好壞，關鍵看是否適合您企業(yè)目前發(fā)展階段，是否吻合您的企業(yè)發(fā)展需求。只有不斷在企業(yè)信息化這條道路上問道，才會日益精進，找到一條適合自身企業(yè)發(fā)展的信息化方案。
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